مدیریت اطلاع رسانی پزشکی و منابع علمی
اسفند ۱۴۰۲
شیوه نامه وجین منابع اطلاعاتی کتابخانه‌های دانشگاه علوم پزشکی شهید صدوقی یزد
افزایش روز افزون اطلاعات، کتابخانه‌ها را با حجم زیادی از منابع اطلاعاتی چاپی و الکترونیکی مواجه کرده است. لذا کتابخانه‌ها ناچارند برای روزآمد و پویا نگه داشتن مجموعه خود، منابع بلا استفاده را از مجموعه خارج کنند که به این فرایند در اصلاح فن کتابداری، وجین گفته می شود. لازم است فرایند وجین به طور دائمی و در فواصل زمانی معین در کتابخانه ها صورت گیرد و از آن جایی که در این فرایند مشکلاتی مثل کمبود وقت، نیروی انسانی و همچنین امکان انتخاب اشتباه در مورد حذف منابع وجود دارد؛ آیین نامه ذیل تدوین شده است.
الف) اهداف فرایند وجین
- جلوگیری از انباشته شده منابع زاید و بدون استفاده؛
- ایجاد فضای کافی برای افزودن منابع اطلاعاتی جدید به کتابخانه؛
- تسریع در دسترسی به منابع موجود در کتابخانه؛
- حفظ پویایی و روزآمدی منابع کتابخانه؛
- تشیخص نقاط ضعف و قوت مجموعه توسط کتابداران.
ب) معیارهای وجین منابع
- منابعی که از لحاظ محتوایی قدیمی شده و ویرایش‌های جدیدتر از آن‌ها در مجمموعه موجود می‌باشد؛
- منابعی که از لحاظ ظاهری و فیزیکی فرسوده، مستعمل و غیر قابل استفاده می‌باشند؛
- منابعی که دارای نسخ تکراری بلا استفاده و مازاد نیاز کتابخانه می‌باشند؛
- منابعی که متناسب با سیاست‌های مجموعه سازی کتابخانه نیستند؛
- منابعی که مدت زمان زیادی بلااستفاده مانده اند.
قابل توجه می باشد که موارد ذکر شده بنا بر نوع کتابخانه، فضای کتابخانه و تدابیر و صلاحدید کارشناسان کتابخانه، و قدرت خرید منابع می‌باشد.
ج) منابع مستثنی از وجین
- منابع هسته و پایۀ شکل دهنده مجموعه کتابخانه در هر رشته تخصصی؛
- منابعی که دارای ارزش ذاتی و یا هنری می‌باشند (نسخ خطی و چاپ سنگی و یا منابع داری تصاویر با کیفیت و هنری مثل اطلس‌های پزشکی و دندانپزشکی).
د) مراحل وجین
- کتابداران بایستی فرایند وجین را در هنگام رفخوانی انجام دهند. زمان رفخوانی (شلف‌خوانی) بهتر است در هنگام تعطیلات ترم دانشجویان ترجیحاً تابستان و هر … سال یکبار انجام گیرد و در مدت رفخوانی از امانت دادن منابع اطلاعاتی خودداری شود.
- لازم است که وجین منابع کتابخانه هر سه سال یکبار انجام گیرد.
- تشخیص منابع وجینی بر عهده کتابداران هر کتابخانه به ویژه مسئول کتابخانه، کتابدار بخش امانت و کتابدار بخش فهرست‌نویسی می‌باشد. کتابداران لازم است که منابع منطبق با معیارهای وجین را از مجموعه خارج کرده و در نرم افزار کتابخانه گزینه وجین را برای نسخ انتخابی ثبت کرده و سپس مهر ” وجین شد” را بر صفحه عنوان کتاب درج نمایند.
- مسئول هر کتابخانه لازم است که فهرست منابع وجین شده را در فرمت اکسل شامل اطلاعات: عنوان، مولف، ناشر، سال انتشار و شماره ثبت منبع اطلاعاتی را به مسئول کتابخانه مرکزی ارسال کند.
- با موافقت معاونت تحقیقات و فناوری، ابتدا منابع وجین شده برای فروش در محلی مناسب در معرض دید مراجعه کنندگان به کتابخانه قرار گیرد و مسئول کتابخانه در خصوص فروش منابع وجینی، اطلاع‌رسانی لازم را در سطح دانشکده و یا بیمارستان انجام دهد.
- پس گذشت … ماه از فراخوان فروش منابع، مابقی منابع برای خروج از مجموعه کتابخانه به واحد اموال تحویل داده شود.
- کتابخانه موظف است نسبت به جایگزینی منابع وجین شده اقدامات لازم را انجام دهد.